1- يقوم الباحث الرئيس بتعبئة الطلب الأولي الكترونياً عند فتح باب التقدم للحصول على دعم المشروعات البحثية خلال الدورتيْن البحثيتيْن الأولى والثانية من كل عام.

2- يتم تحويل الطلبات لمديرية الشؤون الفنية لدى الصندوق لتدقيقها وتصنيفها حسب قطاعات المعرفة العلمية وتحويلها إلى اللجان القطاعية المتخصصة.

3- تقوم اللجان القطاعية المتخصصة بدراسة الطلبات الأولية وترفع توصياتها إلى اللجنة العلمية التي تقرر الموافقة/ عدم الموافقة على ترشيح الطلبات الأولية لتقديم الطلبات التفصيلية.

4- يتم تبليغ الباحثين الرئيسيين بقرار اللجنة العلمية بشأن الموافقة الأولية على الطلب الأولي (وطلب تعديلات إن وردت من اللجنة القطاعية أو العلمية) بالبريد الإلكتروني.

5- يتم إصدار كتاب رسمي للمؤسسة التي يعمل بها الباحث لإعلامها بترشيح الطلبات الأولية ليتم تقديم الطلبات التفصيلية.

6- يقوم الباحث بتعبئة نموذج الطلب التفصيلي (Detailed Proposal) خلال مدة لا تقل عن شهرين بعد صدور قرار اللجنة العلمية بالموافقة على ترشيح الطلب الأولي، مرفقاً به توصية من المؤسسة التي يعمل بها تبين فيها مدى مساهمتها فنياً ومالياً في مشروع البحث وخطة العمل وكشف لآخر راتب للباحث الرئيس والسير الذاتية لفريق عمل البحث.

7- يقوم الباحث الرئيس برفع الوثائق المطلوبة على موقع الصندوق من خلال الرابط الالكتروني الذي يتم إرساله للباحث عند تبليغه بالموافقة على ترشيح الطلب الأولي لمشروعه، ويقوم الباحث أيضاً بإرسال نسخة ورقية، ونسخة إلكترونية من مشروع البحث على قرص مدمج (CD) أو "وعاء معلوماتي" على شكل (PDF + WORD) معززة بكتاب رسمي من الجامعة.

8- تقوم مديرية الشؤون الفنية بتدقيق الطلبات التفصيلية إلكترونياً وورقياً وتحويلها إلى اللجان القطاعية المتخصصة.

9- تُعد اللجان القطاعية المتخصصة قائمة بأسماء (5) خمسة مقيمين متخصصين مشهود لهم بالكفاءة العلمية من العاملين في المؤسسات والمراكز الأكاديمية والبحثية داخل المملكة و /أو خارجها إذا اقتضت الضرورة لذلك لتقييم الطلب التفصيلي.

10- يختار مدير عام الصندوق أسماء ثلاثة مقيمين على الأقل لكل مشروع بحثي (على أن يكون المحكمين من جهات دولية إذا زادت قيمة الدعم المطلوب عن 100 مئة ألف دينار)، ويجوز إرسال  المشروع للتقييم الخارجي أو الداخلي، إذا اقتضت الضرورة ذلك (بحسب طبيعة المشروع).

11- ترسل وثائق المشروع (الطلبات التفصيلية، السير الذاتية للباحث/الباحثين، خطة سير عمل المشروع) ونموذج التقييم المعتمد للمقيمين مشفوعة بكتب رسمية ورقياً و/أو الكترونياً على أن يصل رد التقييم للصندوق خلال شهر من تاريخ استلام المقيم للنموذج.

12- بعد ورود تقارير المقيمين يقوم رئيس القسم المعني في مديرية الشؤون الفنية بتسجيل ملاحظاتهم في النموذج الخاص المعتمد، وتعرض تقاريرهم على اللجنة القطاعية المتخصصة لدراستها ورفع التوصية المناسبة إلى اللجنة العلمية معززة بالمبررات اللازمة لذلك.

13- إذا اقتضت الحاجة تقوم اللجنة القطاعية المتخصصة بإجراء الاتصالات والمقابلات اللازمة مع الباحث الرئيس لإجراء أي تعديلات اقترحها المقيمون و/أو اللجنة القطاعية المتخصصة و/أو اللجنة العلمية.

14- في حال تم إجراء أية تعديلات، على الباحث الرئيسي أن يقوم بإرسال التعديلات المطلوبة إلكترونياً، وإرسال  نسخة ورقية مطابقة وموقعة من خلال مؤسسته.

15- تدرس اللجنة العلمية توصيات اللجان القطاعية المتخصصة، وتوصي لمجلس الإدارة بما تراه مناسباً بشأن دعم أو عدم دعم المشروع البحثي.

16- في حال كانت مخرجات مشروع البحث العلمي المدعوم من الصندوق تتطلب استكمال مرحلة بحثية أخرى فعلى الباحث أن يتقدم من خلال مؤسسته بطلب تفصيلي جديد دون الحاجة الى طلب أولي ويتم السير في إجراءات التقييم المتبعة.

17- يصدر المجلس قراره  بدعم أو عدم دعم الباحث في ضوء توصيات اللجنة العلمية و/أو تنسيبات اللجنة الأكاديمية، وحسب قناعته، ويتم إبلاغ الباحث الرئيسي بالقرار بالطرق الرسمية.

18- يوقع الباحث الرئيس ورئيس المؤسسة التي يعمل بها الباحث/ أو من يفوضه الاتفاقية المعتمدة مع الصندوق.

19- يتم تحويل مبلغ الدعم لحساب المؤسسة التي يعمل بها الباحث ليتم الإنفاق على البحث من خلالها.

20- في نهاية المشروع، يقدم الباحث من خلال مؤسسته المؤسسة التي يعمل بها تقريراً مالياً وفنياً مرفقاً به نسخة البحث.

21- يقوم الباحث بنشر البحث و/أو الحصول على "قبول نشر" في مجلة علمية مفهرسة محكمة مدرجة ضمن High Impact Factor أو تسجيل براءة الاختراع الناتجة عن البحث خلال (6) ستة أشهر من تاريخ انتهاء المشروع. 

• أولاً: تعبئة الطلب الالكتروني "نموذج الطلب الأولي" "Pre-Proposal" عند فتح التقدم للحصول على الدعم للمشروعات البحثية خلال الدورتين البحثية الأولى (بداية العام) والدورة البحثية الثانية (منتصف العام)، من خلال الموقع الالكتروني للصندوق www.srf.gov.jo
• ثانياً: في حال موافقة اللجنة العلمية على ترشيح الطلب الأولي بعد دراسته من اللجنة القطاعية المتخصصة، يقوم الباحث بتعبئة نموذج الطلب التفصيلي Detailed Proposal"" الكترونياً وورقياً ويرفق به ما يلي:
  • كتاب تغطية من الجامعة مرفق به جميع الوثائق المذكورة أعلاه و نسخة الكترونية CD السيرة الذاتية للباحث الرئيس (والباحثون المشاركون في حال وجود الفريق البحثي)
  • الأوراق العلمية والبحوث المنشورة للباحث الرئيس (والباحثون المشاركون)
  • نموذج الجدول الزمني وخطة سير العمل Project Work Plan Form (متوفر على الموقع الالكتروني للصندوق)
  • كشوفات الرواتب للباحث الرئيس والفريق البحثي موقعة ومختومة من الدائرة المالية في الجامعة أو المؤسسة البحثية